香港潮州商会会长 蔡衍涛
    
    香港潮州商会成立于1921年，是香港100多万潮籍乡亲中历史最悠久的社团组织。数十年来，该会在香港乃至东南亚一带有着一定的影响力。1981年，由该会与东南亚各潮籍社团发起，在香港举行首次国际潮团联谊年会。此后，香港潮州商会又成为国际潮团联谊年会的联络中心，并出版年会机关刊物《国际潮讯》，成为国际潮人的一个枢纽。
    
    1991年，当时的港督卫奕信为香港潮州商会70周年庆典主礼时，也高度赞扬潮州商会服务社会、为香港作出的贡献。2001年3月27日，香港特别行政区行政长官董建华为香港潮州商会80周年庆典主礼时，赞扬该会及居港潮籍人士为香港作出的贡献。董建华首先用潮州话问候：“大家好”。他致辞说，80年来，香港潮州商会和旅港100多万潮州人与香港共同成长。香港回归后一度经受了亚洲金融风暴的冲击，而潮州商会一直支持特区政府依法治港的政策。
    
    随着时间推移，香港潮州商会也面对一系列机会和挑战。基于对商会历史的总结及对现实的分析，我们可以看出：商会有多年历史，有一定知名度，有充裕的财政支持。商会会员来自各行各业，甚有代表性，商会之会长会董多是一时豪杰，在香港具有较高社会地位。多年来，商会协助政府咨询民意，为会员提供多种服务，反应会员乡亲心声，起着沟通作用，深受政府重视，因而在本地100多个潮属团体中起着领导者地位。但是，我们也看到：商会成立时间太久，逐渐出现老化迹象。数十年前形成的会章条文与社会脱节。会员年龄偏老，资料久未更新，部分失去联络。各种服务偏重联谊性质，未能提供多元化及与时并进之服务。通过上述的分析，我们从以下几方面入手，做好商会工作。
    
    一、明确目标，清晰定位
    
    作为一个有80年历史的商会，其会员来自各行各业，且不少为所在地行业的精英。商会的定位非常明确，就是成功的潮籍商人（亦包括政经、文化各界）为主体的工商团体。在本港，它在潮籍社团中起着领导作用，它又在国际潮团中扮演枢纽联络作用。
    
    近年来，商会更将目标放在较为年轻——人品优秀、学有专长、事业有成、热心服务的潮籍人士。吸收的会员大多是较为年轻而且是事业有成的，或是公司东主、高层管理人员，而以律师、医生、会计师或教师之类的专业人士亦占有较大的比例。90年代初期，潮州商会正式设立青年委员会，由常务会董兼任青委主任委员。青年委员会运作模式参照会董会，而又突出其特点。青委会下设4位副主任委员，又将各青委分为8个小组，除积极参与潮州商会之会务以外，又举办适合青年人特点的文娱康乐、商务及社会公益等活动，受到社会各界好评。
    
    二、加强秘书处之人力资源建设
    
    要开展商会工作，人力资源管理有重要作用。会董会加强秘书处建设，包括人力资源及物质资源，提高秘书处工作效率。因为商会的会董都是义务性质，秘书处为日常办事机构。
    
    由于商会是一种服务性行业，故商会上层重视职员的整体素质，要求职员以会员的要求为依归，为会员提供高质量的服务。
    
    首先，进行组织设计和职务分析，对现有员工能力进行分析，决定人员配置的数量质量。把组织内的任务、责任、权利和利益等进行有效的组合和协调，确定工作岗位职责任务和工作要求，严格考勤制度，并每隔一定时间进行绩效考评。其次，加强对员工的培训，主要以内部培训为主。同时组织员工与其他兄弟社团进行交流，考察其他社团的运作情况；组织员工出席其他社团举办的活动，从中学习与观摩。再次，健全激励机制，建立健全职员的公积金制度、医疗保险制度、有薪假期制度，使职员增强对商会的归属感，安心工作，流失率低。秘书处增加人手，注意吸收大学本科以上学历的员工。职员中，大学学历以上的达到50％，平均年龄40岁左右，整体上讲，职员的素质较高。秘书处采用的是一种简单功能结构。秘书长负责秘书处全面工作，指挥职员分工合作，完成会长及会董会交办的任务。主任秘书协助秘书长工作，下设财务、会员事务、宣传出版、行政、会务拓展等多个部门。负责“青委工作”部门，采用的是类似矩形结构。
    
    但在处理一些特别个案时，如商会组织的全港性的大型活动或国际性活动，则用团队结构去完成任务；不同技能、经验、类型的人员密切配合，更为灵活地完成特定任务。除此之外，亦和本港各潮属或非潮属社团之秘书处形成一种策略联盟，在筹办大型活动中，获得其他社团秘书处工作人员的支援，这种做法实行多年，效果良好，因各社团秘书都是富有经验的人员。相对大部分传统社团，潮州商会秘书处的人员较年轻、学历高，且能各司其职而又相互配合。
    
    三、采用资讯科技，提高工作效率
    
    随着资讯科技的迅猛发展，加强办公室自动化程度，是提高工作效率的重要一环，有鉴于此，商会会董会也专门通过决议案，增加秘书处办公设备，特别是购置较为先进的电脑及文字处理系统。同时，培训职员采用及掌握自动化办公系统的使用。
    
    以前，秘书处与会董及会员之间的联络，除了邮件之外，应用较多的是电话传真系统及电子邮件系统，而现在会员资料的处理已电脑化。
    
    90年代中后期，商会又设立互联网页，并透过网页加强和会员及外界的联系。商会还曾经和香港有关机构合作，透过互联网为会员招聘人手，推广业务。同时也和本港几大社团一起，参与有关办公自动化的项目有关人事管理及薪酬管理的自动化系统的开发。这些举措，大大提高工作效率，充分发挥了秘书处的沟通、协调作用。
    
    四、重视会员资料更新整合
    
    作为一个有近百年历史的商会，由于以前的联络及通讯手段较为落后，加之活动开展较少，会董会及秘书处对商会会员的状况在某种程度上来说，还是知之甚少。一是1997年之前，不少会员移居海外。二是年老会员身故。三是以前的活动开展不多，会员对商会兴趣不大，一些会员迁址后，也没通知商会而和商会失去联络等等。每次寄予会员的邮件，都有不少因地址不详退回。号称数千会员，竟然有近1／4的会员已失去联络。会董会决定，在扩大发展会员的同时，实行会员资料再登记，经过数月的努力，对于会员的正确数目终于有了明确的数字。透过会员资料再登记，对于会员的业务分类以及投资区域等等，有了进一步的认识，将会员资料存贮于电脑之中，亦有助于以后更好地为会员提供贴身服务。
    
    五、提供更多产品及服务
    
    香港潮州商会作为一个服务性的企业，其产品即是提供予会员之服务。传统的服务多是一些联谊性的活动：如每年的春茗、宴贺授勋乡彦、接待来访嘉宾等等。随着年轻人的加入，商会的服务及产品应予适当的调整，除原有的传统活动外，要增加各式各样的商务、科技及康乐方面的活动。如本会青年委员会举办的潮州话班以及太极拳班很受欢迎。又如邀请有关机构的人士讲解有关管理及科技知识；为会员举办医疗卫生讲座；组织到大型企业参观；举办大型经济研讨会；组织经济考察团赴外考察投资环境；组织会员参加国际联谊年会及远足旅行；联络有关商号，为会员提供各种优惠服务等……。
    
    为使提供之服务与时并进和切合实际，会董会也利用例会时间邀请新会员座谈，藉以听取意见，加强沟通，随时了解会员的需要。
    
    六、做好宣传及推广
    
    一直以来，潮州商会是以默默耕耘而闻名，凡事较为低调。要使商会发挥作用，提高知名度以吸收更多会员，壮大商会，有必要善用公共关系与公共报导，适度做些宣传推广。另外，随着社会的日益进步，社会大众对民主的诉求增加，凡事都要求高透明度。因而，某种意义上，宣传推广有助增加透明度。
    
    一是商会首长安排一定时间，主动邀请部分媒介高中层座谈，征求意见，简报商会近期之活动设想。每一较大型之活动，都向各媒介发出采访邀请，同时发放新闻稿。大型活动之前，举办记者招待会，向传媒友好简介活动内容。
    
    经过一段时间的努力，商会和媒体建立了友好的关系，商会的透明度提高，其见报率和知名度也随之提高，社会各界甚至会员本身对商会也更为了解。
    
    二是商会有选择地刊登一些广告，通常是以报纸，有时也以电视作为广告媒体。
    
    三是在第四十届会董会时，决定出版《香港潮州商会会讯》及《潮青会讯》，商会会讯为双月刊，潮青会讯为不定期刊，两份会讯的栏目丰富，设有特稿、会董青委园地、会员心声、新会员专栏、家乡新貌、潮州掌故、商会历史等等。除寄予全体会员外，亦寄发予全球数十国家地区之兄弟社团及有关领导。
    
    四是设立网页，作为宣传推广之一部分。
    
    五是善用公共关系，赞助公益活动，组织参加公益金步行筹款，赞助地区区节、交通安全运动、中西区潮剧欣赏，赞助有关潮州文化的书刊出版发行。比如，1993年及2001年，由商会赞助、中文大学主办的首届及第四届潮州学国际研讨会，效果甚好，商会“弘扬文化”的形象深受各界推许。又如赞助国际汉学大师、书画大家饶宗颐教授举办书画展，相得益彰。80年代末期以来，商会及会董、会员在国内或祖居地兴办文教事业、兴建体育馆、修桥筑路、扶贫救灾，捐建多间光彩小学，既合乎商会“兴学育才、弘扬文化”的宗旨，又提高了商会知名度。
    
    较为成功的推广活动，要数2001年秋的香港潮州节。各阶段的宣传攻势是：会晤媒介，召开记者会，印发宣传单张及海报，撰写文稿，于港岛大道的电灯柱悬旗帜，马路两边挂宣传板，分数次推出报纸广告、电视广告，古典电车巡游，借助明星效应。
    
    七、有健全的财政制度及充裕的资金
    
    香港潮州商会实行量入为出的理财原则。早年，商会前辈筹建会馆、购置物业，自置之物业除部分自用外，将之出租而收取租金。又选取稳健之蓝筹股票用作长线投资，能获得稳定的回报。若有特别活动，则会长会董纷纷慷慨解囊。平时，也有乡亲、会员捐款支持商会。商会对于有关的财务收支，制度严谨，管理妥善，一分一毫，按时向会董会员及捐款人交代得清清楚楚。
    
    人生七十古来稀，一个80余年的老商会，如何能继续保持活力？作为一个服务性企业，在剧烈变化的环境中，知己知彼，扬长避短，有计划有步骤地进行变革，并使之有连续性及承继性，这是开展商会工作的成功保证。