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暨南大学财务服务体系升级 跑出“暨南加速度”

2017年12月29日 15:08   来源:中国侨网   参与互动参与互动
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中国侨网财务处报账大厅。
财务处报账大厅。

  中国侨网12月29日电 据暨南大学网站消息,“年底了,我不是在财务处报账,就是在去财务处报账的路上”,被戏称为报账“黑色12月”已然来临。往年,“年末报账难取号,凌晨排队还拿不到”“报销队伍排排站,围着大厅急转圈”“单据不全没法报,辛苦一趟全白跑”都是家常便饭的事,但今年,当记者走进报账大厅却发现老师们吐槽的“排长队”、“报账难”的困境已成为过去式,以往人声鼎沸的报账大厅,只余单据的翻阅声和键盘的敲击声,每个窗口职责明晰、分工明确,排队报账的人数大幅减少,现场一片秩序井然。

报账教师在网上认真填写报账清单。
报账教师在网上认真填写报账清单。

  “排长队”问题的解决是暨南大学财务与国有资产管理处(以下简称“财务处”)构建新型财务服务体系取得的重要成果之一。近年来,中央及广东省出台系列政策,在高等教育领域深化“放管服”改革,要求高校转变财务职能。面对财务工作的新形势,为了提供更加专业、便捷、高效、优质的财务服务,践行“贴心、热心、细心、诚心”的“四心”服务文化,财务处采取一系列创新举措,如大力推行网上报账、派驻财务专员、举办政策和业务培训等,着力加强沟通,切实做好服务。

  “线上”服务多维度 “足不出户”办业务

  报账大厅内水泄不通、纷乱嘈杂场景的消失,不仅得益于大厅现场的办事指引展板、票据粘贴处、自助收单机、单据投递箱等人性化安排,更是财务处大力推广网上报账的结果。

  近年来,财务处一直积极推动网络线上服务,大力打造财务信息化建设平台,从而“让信息多跑路、让老师少跑腿”。网上报账不仅可以避免排队取号、等号,网报系统中更有清晰的业务分类和报销流程指引,解决了面报资料不全的问题,报销处理进度、项目经费使用、预算执行进度等也一目了然,方便科研人员随时查看项目资金使用情况。报销模式从“面对面”变成“网上见”,让“足不出户办业务”成为可能。目前,科研项目网报率已达90%以上。

  今年年初,财务处秉持“以服务为导向”的理念,举全处之力推动官网改版升级。新网站首页索引栏目中设置了“服务指南”,点击即可跳转至“服务教工”“服务学生”页面,师生可根据身份选择不同的服务;建立了各类业务的办事指南;发布了一系列经费报销问答的标准答案库;增设“关键词搜索”功能,广大师生可在任何页面用“关键词”检索想要的财务信息。财务网站改版上线后,受到了国内众多高校同仁的一致好评。

  此外,“出差在外没电脑,想查信息无从找”一直是困扰老师们的一个问题。2015年下半年,财务处开发了官方微信公众账号“暨南大学财务与国有资产管理处”。老师们在关注该公众号并进行绑定后,就能随时随地查询经费报销进度、薪酬发放情况等,并获取最新的相关信息咨询,可谓“手机在手,应有尽有”。丁友刚说,“微信公众号不仅方便老师们随时查询,还可以帮助老师关注政策变化。有时候老师们抱怨相关制度不合理,但却不知道我们早已做了修订。就拿与老师们关系密切的差旅费制度来说,2015年下半年,财务处已经对差旅费住宿标准进行了调整;2016年中办发〔50〕号文件出台后,我们再次结合广东省实际修订了《暨南大学国内差旅费管理办法》,而有的老师却仍然参照两年前的文件。”

  但是丁友刚也坦言,目前微信公众号仍存在宣传力度不足的问题,“现在只有1000多名老师进行了绑定”,如何让更多老师利用我们的微信公众号,成为了日后工作的重点之一。

  “线下”服务更贴心 “财务管家”送上门

  “好速度,上午交单下午就处理完了!”“已经到账啦!好快啊,我还以为要等一个月呢!”财务专员派驻学院后,学院方面普遍反映报账效率大大提升。

  实施财务专员制度是推动财务服务前移的一项重大举措。丁友刚解释到,这是将“服务送上门”,打造“一站式”服务体系,传递“全方位”服务理念,确保财务服务工作能“一竿子插到底”。

  自2016年3月以来,财务处先后向29个院所单位派驻兼职财务专员,提供“零距离、高效率”的财务服务。今年4月至11月,财务处又分两批共派出6名专职财务专员入驻学院办公楼,为16个院所提供“管家级”专属服务。

  财务专员负责服务院所各个方面的财务工作,提供“一条龙”财务服务。他们不仅负责归属院系的财务报销、财务咨询等常规工作,掌握其主要业务与财务状况,并对预算管理、收入支出、绩效管理等方面提供指导性建议,还定期开展制度宣传、财务培训,协助业务科室传达阶段性任务,加快财务资讯渗透速度。

  财务处着力将财务专员打造为全校财务信息收集、处理、反馈的枢纽,可直接协调反馈学院的需求与问题。“这样变‘多头受理’为‘专人专管’,以往在信息层层传递中出现的‘服务断层’和‘服务折扣’就会大大减少。”

  派驻专员到岗后,都开通或加入了学院微信群,深入了解院所实际需求,第一时间为师生们答疑,手把手教学院师生网报,打消大家对于网报的疑虑。师生们也有了近距离观察财务工作的机会,对于财务工作压力有了直观感受,因而对财务工作也给予了更多理解和认同。

  “我们的目的就是要让师生从繁杂的报账手续中‘解放’出来,将更多精力用于教学科研本职工作。”丁友刚如是说。财务专员制度实施后,网报得到了更好地推广,财务处排队报销、咨询数量大大减少,期末“扎堆”报账问题得以缓解,信息传递不当造成的沟通困难得以解决。

  丁友刚说,未来将呼吁各个院系设立专门的财务秘书,“老师直接将发票交给财务秘书,财务秘书按规定贴好票后,最后交给财务专员”。这一举措可以有效地将服务推向最前沿,提高基层专业化水平。

  切实推进“双向”沟通 严把服务质量关

  自中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016〕50号)以来,财务处遵照“放管服”精神,先后出台了《国内差旅费管理办法》《会议费管理暂行办法》等共计18项财务管理制度,并通过制作讲解视频、编写财务制度手册、举办政策和业务培训等方式确保政策传达到位。

  这一系列举措建立了多元化的沟通渠道,但是丁友刚同时强调,“我们把门‘打开了’,也需要老师们‘走进来’”。因为目前老师们反映的大部分问题主要是缘于对现有政策缺乏了解,丁友刚希望老师们增加对财务政策的关注和与财务人员的沟通。“所有的问题在良好的沟通后都能得到很好地解决。”丁友刚说道。

  当前财务处报账现状有了明显的改善,但在经费量不断增长、年关将近的情况下,财务服务仍难免存在疏漏之处。近期财务工作中,由于财务处工作人员的疏失,导致某处的网报单据未按照规定时效处理。消息反馈后,丁友刚高度重视,立刻启动纠错机制:一方面,立刻安排财务人员对单据进行加急处理,并就此事作出正式道歉,这一举措得到了该单位领导及工作人员的充分肯定;另一方面,从流程中弥补漏洞,加强清单复核监控,并利用信息化手段,杜绝该类事件的再次发生。

  财务服务无小事。为落实“四心”文化,财务处要求对工作差错“零容忍”,同时推动科学的“纠错”机制,有错要纠,是诚心,是细心;无过也要“纠”,是贴心,是热心。“落实服务文化没有‘观众席’,全处上下人人有责。对于财务工作中出现的问题,相关科室要严肃对待、及时解决、认真反思、引以为戒。财务处所有财务人员的初心和使命,就是心系广大师生,服务教学科研。无论何时,我们的初心和使命不能忘。”丁友刚处长强调。

  提升财务服务质量不仅需要财务处方面的积极推进,也需要老师们的大力配合。据悉,目前老师报销中票据不合理、业务不真实的现象仍时有发生,这给财务审核工作造成了困难,同时也影响了报账的整体效率。丁友刚呼吁老师们守住诚信和实事求是的底线,共同构筑健康和谐的报账环境。

【责任编辑:李明阳】
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